Tem se tornado cada vez mais comum receber documentos de maneira digital. Sendo que, em muitos casos, é preciso adicionar a sua assinatura – seja ela digital ou eletrônica – para validar o documento.
Nesse ponto, uma pergunta que sempre volta à mente de muitos é: afinal, qual é a diferença entre uma assinatura digital ou uma assinatura eletrônica? Se este é o seu caso, vamos falar um pouco mais sobre esse assunto nas linhas a seguir. Confira!
Assinaturas digitais estão ganhando cada vez mais espaço nas empresas.Fonte: Getty Images/Reprodução
Por que usar uma assinatura eletrônica?
Custos com impressão e logística, perda de tempo, dano ambiental e uso de espaço para armazenamento seguro são algumas das variáveis que fizeram a preferência pelas assinaturas eletrônicas crescer e, aos poucos, tomar o lugar das assinaturas físicas.
Por serem juridicamente tão ou até mais eficazes que as assinaturas feitas com caneta, esta tecnologia possibilitou maior segurança da informação e otimização de recursos no mundo corporativo. Mas como garantir que a digitalização da sua empresa está dentro dos parâmetros legais?
Conforme explica Alisson Sehn, gerente de relacionamento da AVMB, empresa desenvolvedora do Asten Assinatura, os termos “assinatura eletrônica” e “assinatura digital” referem-se a documentos assinados por meio eletrônico/digital. Atualmente, todos os tipos de assinatura previstos na Lei Nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, são juridicamente válidos.
“A legislação brasileira estabelece os requisitos, garantias e define os três tipos de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada. A Assinatura Eletrônica Simples requer registros de rastreabilidade que costumam ser apenas e-mail, login, IP do computador, aceite eletrônico ou geolocalização, para um único registro de ação” comentou Sehn.
“Para caracterizar uma Assinatura Eletrônica Avançada são necessários registros de rastreabilidade, além de metodologias de autenticação. São diversas camadas de segurança como autenticação por transação via PIX, por biometria, por reconhecimento facial, por reconhecimento de documentos, etc. Já a Assinatura Eletrônica Qualificada, comumente chamada de Assinatura Digital, exige, além de registros de rastreabilidade, a utilização de um Certificado Digital ICP-Brasil.”, esclarece o executivo.
Assinaturas eletrônicas possuem recursos que garantem sua autenticidade em todo território nacional.Fonte: Getty Images/Reprodução
Assinaturas eletrônicas estão se popularizando
Em termos de mercado, entre 2021 e 2022, a AVMB observou um crescimento de mais de 180% no número de assinaturas eletrônicas feitas pela solução Asten Assinatura, totalizando um salto de 155,5 mil para 437,5 mil documentos assinados.
No primeiro semestre de 2023, somente pelo sistema, já foram assinados mais de 500 mil documentos. Segundo Sehn, este é mais um dado que reforça o crescimento da digitalização das assinaturas no Brasil.
Para ter ainda mais segurança nos procedimentos de autenticação, a recomendação de Sehn é buscar por serviços de assinatura eletrônica confiáveis e com variados meios de autenticações, recursos e garantias, porque a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) precisa ser respeitada durante todo o processo de assinatura e armazenamento de documentos.
“É importante contar com parceiros sérios, que entendam a operação do negócio como um todo e não considerem somente o momento da assinatura”, pontua o especialista.
Recentemente, o Asten Assinatura foi considerado um dos softwares mais seguros em um ranking de comparação da empresa SecurityScorecard, utilizado por players do sistema financeiro no Brasil para atestar a segurança de soluções em tecnologia da informação.
“É importante entender que modernizar rotinas relacionadas a geração de documentos, tramitação, edição, assinatura, armazenamento e gestão de documentos de maneira física é coisa do passado! Ou você inicia hoje esta transformação, ou irá iniciar amanhã para se manter competitivo”, disse o executivo.
Empresas estão considerando a adoção das assinaturas digitais para diminuir custos e agilizar processos.Fonte: Getty Images/Reprodução
Assinatura digital e digitalizada são iguais?
Agora que falamos sobre a assinatura digital, vamos abordar outro tópico que costuma gerar dúvidas em muita gente: assinaturas digitalizadas. Por mais que as nomenclaturas sejam próximas, é importante frisar que elas não possuem a mesma finalidade.
Enquanto as assinaturas digitais possuem autenticação sobre o conteúdo escrito, a assinatura digitalizada nada mais é que uma reprodução digital de uma assinatura manuscrita, sendo que a validade jurídica desta não está garantida.
Outro ponto importante é que a assinatura digital representa um tipo de assinatura eletrônica, sendo que este é o termo mais amplo quando se fala em adicionar sua rubrica em um documento online.
Vantagens de usar a assinatura eletrônica
Caso ainda esteja em dúvida sobre as vantagens de utilizar a assinatura digital em seu cotidiano, vamos trazer alguns pontos importantes nas linhas abaixo:
- Rapidez: adicionar a assinatura em um documento de maneira digital é um procedimento que leva apenas alguns segundos, especialmente se deixar esse registro salvo dentro do seu aplicativo usado com essa finalidade;
- Segurança: por contarem com recursos que minimizam o acesso indevido, pessoas mal-intencionadas não conseguem fraudar esse tipo de registro;
- Mobilidade: a assinatura digital é um processo que pode ser feito utilizando um celular, permitindo a liberação de documentos importantes a qualquer hora ou dia da semana;
- Menos burocracia: por ser uma assinatura reconhecida dentro dos parâmetros da lei, não há a necessidade de realizar reconhecimento de firma, por exemplo;
- Redução de custos: sem a necessidade de gastar com papel, impressão e idas ao cartório para reconhecer assinaturas, as assinaturas digitais se tornam grandes aliadas em qualquer departamento.
Sua empresa já usa as assinaturas digitais? O que acha desse processo, ele realmente se mostrou uma alternativa mais em conta? Compartilhe as suas impressões com os demais leitores do TecMundo utilizando as nossas redes sociais. Até a próxima!
